ECCVID ANNUAL CONGRESS

European Society in Clinical Microbiology and Infectious Diseases

Chiffres clés

Jusqu’à 7 salles virtuelles en parallèle / Environ 120 sessions Live (scientifiques et industriels) / Plus de 90% de sessions Full Live (pas de pré-rec) / Environ 600 E-posters collectés et postés à la demande / 20 Stands Exposants / Pic de 1500 participants connectés en parallèle.

Contexte

En raison de la pandémie de COVID-19, la Société européenne de microbiologie clinique et des maladies infectieuses (ESCMID Society) a annulé l’édition 2020 de son congrès annuel ECCMID.

Challenges

Avec le sujet principal du COVID-19, l’ESCMID a décidé d’organiser la première édition de la conférence ESCMID sur la maladie à coronavirus (ECCVID) en septembre 2020 dans un format entièrement virtuel. La soumission des résumés et l’inscription devaient commencer début juillet 2020.

Mission confiée à KEY4EVENTS

KEY4EVENTS a été sélectionné pour fournir les solutions suivantes : système de gestion des abstracts, plateforme d’inscription, plateforme virtuelle hébergeant le congrès 100% virtuel.

Implémentation :

k4prod k4fusion

L’architecture technique a été dimensionnée pour 15 000 à 20 000 participants en parallèle.

La plate-forme virtuelle fournie gère les fonctionnalités suivantes :

  • Sessions live, programme en ligne + agenda personnel
  • Interactivité en direct (Q&As, QCM) avec les intervenants
  • Outil de gestion et de recherche de contenus à la demande
  • Interactivité hors ligne (évaluation des contenus, forum de discussion publique sur les contenus, communication avec le présentateur/conférencier)
  • Contrôle d’accès au contenu pour les participants
  • E-exposition avec 4 différents types de modèles de stand
  • Fonctionnalités du stand : PDF, vidéos disponibles, lien de réunion vidéo, calendrier pour gérer l’agenda des rendez-vous, module de chat, formulaire de demande, etc.
  • Gestion des éléments de sponsoring (pop-ups, bannières & logos publicitaires, vidéo pre-roll, etc)
  • Module de chat entre délégués (1 à 1, 1 à groupe, ajouter des amis, etc)
  • Statistiques (engagement, tracking, temps de consultation des contenus live)
  • Assistance aux utilisateurs pendant et après le e-congrès

Interface avec la base de données ESCMID CRM de l’association pour assurer le SSO, vérifier les membres et récupérer les données de profil dans le formulaire d’inscription.

Résultat

Le congrès est devenu 100% virtuel avec des pics à 1500 participants connectés en parallèle.