Puisqu’il implique des rassemblements de personnes, l’événementiel est un secteur qui doit impérativement s’adapter aux crises majeures qui secouent notre société – terrorisme, pandémie. Cette capacité d’ajustement, cette force de rebondir, sont au cœur des valeurs de key4events. L’humain doit garder toute sa place dans les manifestations événementielles. Et c’est la technologie et l’innovation qui rendent cela possible.

Réunir en toute sécurité dans l’événementiel

Je repense à l’année 2016, si particulière pour bon nombre d’événements. Après la triste série d’attentats que la France a connue, les enjeux de sécurité ont fortement évolué, ce qui a amené TF1 et NRJ, coproducteurs des NRJ Music Awards à Cannes, à revoir leur copie en matière d’accès à l’événement. Il a alors fallu soutenir leur nouveau processus d’accréditation avec une solution adaptée. Inscriptions, badges, contrôle d’accès… le dispositif a été repensé et renforcé pour accréditer en toute sécurité l’ensemble des personnes présentes, du staff aux artistes, en passant par les médias. La capacité d’adaptation de nos équipes a été déterminante face à un enjeu de taille : celui de rassurer, alors que les événements terroristes étaient encore bien présents dans les mémoires.

Utiliser tout le potentiel du digital

Autre crise. Nouveaux besoins d’adaptation. Le coronavirus a touché le monde de plein fouet en ce début 2020. Très mobilisées, nos équipes travaillent à la fois sur la virtualisation de nombreux congrès qui ne peuvent pour le moment pas se tenir en présentiel, et sur le passage à une formule événementielle hybride qui, j’en suis certain, s’ancrera très vite dans les nouveaux usages.

Le Nice Shoulder Course, événement à rayonnement international dans le monde de la chirurgie de l’épaule, a été fondé par le très respecté Pr. Boileau. Face à la pandémie et aux restrictions d’organisation, il a fait le choix du e‑congrès pour maintenir la date et éviter de chambouler les travaux prévus dans le cadre d’un programme scientifique arrêté depuis longtemps. Partenaire de l’événement depuis 14 ans, key4events y gère de nombreuses interventions sur site (service de badges, preview, captation et important dispositif de régie vidéo, mais aussi système de vote interactif et d’évaluation des sessions via une app dédiée). Dans l’urgence, il a fallu aider notre client à répondre aux nouveaux enjeux d’une crise sanitaire sans précédent : comment rendre cet événement, devenu une véritable institution en présentiel, accessible à toutes ses parties prenantes… en ligne ? Sans le dénaturer ? Voire en créant de la valeur ajoutée via le digital ?

S’adapter et tirer les leçons de la crise

L’adaptation. Il a fallu, en un laps de temps très court, imaginer un format 100% virtuel qui respecte le programme scientifique initial. Pour ce client comme pour bien d’autres, nous avons fait monter en compétences près de 70% de nos effectifs, sur des missions que seule une petite équipe maîtrisait jusqu’à présent : l’enregistrement de sessions à distance.

key4events a ainsi été sollicité pour produire des contenus en amont du Nice Shoulder Course et pour orchestrer des sessions live durant le congrès, qui aura lieu en juillet. Notre outil Register s’est vu doter, pour l’occasion, d’une fonctionnalité de prise de rendez-vous pour l’enregistrement assisté des speakers. En d’autres termes, ce module assiste nos équipes de production dans leur propre logistique et leur permet de suivre la progression de leurs tâches. L’adaptation, encore et toujours.

Notre expertise nous a aussi amenés à produire de nombreux webinars – quasi quotidiens – pour un autre grand nom du monde médical : l’ESC (European Society of Cardiology). Destinés à former et informer des centaines de professionnels de santé sur le virus et ses conséquences sanitaires, ces contenus vidéo ont nécessité une grande réactivité de nos équipes… qui ont notamment su recréer des régies vidéo de qualité pour assurer la production durant le confinement.

L’adaptation. A chaque crise, son lot de nouveaux enjeux auxquels il faut pouvoir répondre rapidement, sous peine de ne pas réussir à prendre le train en marche. L’adaptation est la force de nos équipes, celle qui permet de rebondir dans un contexte aussi incertain. Au 1er septembre, congrès et salons en présentiel reprendront, avec leur lot d’adaptations. L’évènementiel, sous toutes ses déclinaisons, a été mis à mal par la crise sanitaire. Et, bien que l’on ait réussi à se réinventer grâce au digital, ce dernier ne va pas sans le contact humain propre à ce secteur. Une rentrée sous le signe de l’hybride que nous avons hâte de vivre !

Bruno Ricciardi, CEO de key4events