Le Spring Meeting 2021 de l’E‑MRS (European Materials Research Society) a été une véritable prouesse technique pour les équipes de key4events ! Aux côtés d’un client désireux de reproduire son traditionnel événement physique à l’identique en virtuel, elles ont dû assurer une prestation de qualité pour des volumes sans précédent. La gestion de 15 salles virtuelles en simultané a été une grande première… et une belle réussite.

Plateforme e‑congrès : les enjeux d’un événement 100% digital

Début 2021, l’E‑MRS a assisté à une démonstration de la plateforme e‑congrès que key4events n’a de cesse de faire évoluer depuis le début de la crise sanitaire.

A congrès scientifique, technique irréprochable

L’association scientifique, qui se consacre à la promotion internationale de la science et de l’ingénierie des matériaux, y a vu l’outil le plus adapté sur le marché pour répondre à tous ses besoins.

« Comme tous nos clients dans le domaine scientifique, l’enjeu de l’E‑MRS est de diffuser des gros volumes de contenus : nous sommes davantage dans la technique que dans l’esthétisme d’une plateforme ici », explique Géraldine Schmück, Responsable Service Projet événementiel key4events.

Le Spring Meeting, c’est en effet plusieurs symposiums en parallèle sur 4 jours, près de 1800 présentations et orateurs, des sessions plénières, des ateliers et même des cours de préparation à des examens !

checklist événementiel

Une nouvelle vision de l’événementiel

« Le client a souhaité reproduire son événement à l’identique dans un format 100% virtuel. Notre rôle a alors été de le guider vers une autre vision de son e‑congrès, car l’idée est de s’adapter, plutôt que de recréer exactement les contraintes du réel dans le virtuel. A distance, les participants ne consomment pas le contenu d’un congrès de la même manière. »

Et autant dire qu’avec 2000 participants derrière leur écran, mieux valait offrir une expérience événementielle optimale !

virtual room event

En coulisses : quelle organisation technique pour un e‑congrès d’envergure ?

Les 19 symposiums du congrès finalement ramenés à 15 salles – ce qui reste considérable – key4events a pu préparer une plateforme sur mesure pour l’E‑MRS, et accompagner le client dans la construction d’un programme scientifique plus adapté au format digital.

Des mini-congrès dans le congrès

Durant les semaines qui ont suivi, les maîtres-mots ont été : mobilisation, écoute, flexibilité… et une belle part d’improvisation face aux aléas du live. En effet, le Spring Meeting de l’E‑MRS était comme un événement regroupant plusieurs mini-congrès, d’où un contenu particulièrement riche et des interventions très pointues.

« A chaque salle était associée une thématique particulière qui intéressait une catégorie de chercheurs », décrypte Géraldine Schmück. « Et avec des symposiums gérés par de nombreux organisateurs ‘intermédiaires’, cela a été un challenge de s’adapter aux bouleversements dans le programme, y compris en dernière minute ! Mais finalement, tout a été fluide et totalement transparent pour le participant, ce qui est l’essentiel. »

40 opérateurs mobilisés chez key4events !

Les infrastructures, dotées de back-ups supplémentaires pour pallier les éventuelles coupures internet, ont supporté la charge des 15 flux simultanés. Côté staff, il a fallu former de nombreux opérateurs freelances recrutés pour assurer cette prestation aux côtés des collaborateurs key4events, et en parallèle des autres événements du calendrier.

team events

« Face à l’enjeu et à la lourdeur du programme scientifique, nous avions un client très souple et à l’écoute. Sans oublier l’ambiance Koh Lanta qui s’est invitée sur nos plateaux : nos équipes ont travaillé en musique, foulards de couleur au poignet ou autour de la tête, et récompenses à la clé. Une manière sympa de faire retomber un peu la pression sur un congrès de cette envergure ! »

En route pour E‑MRS 2022… en présentiel !