Skip to main content

La crise sanitaire a changé la donne dans l’événementiel, bouleversé des habitudes, déboussolé les gens… et apporté son lot de solutions alternatives. Mais la technique ne fait pas tout. Si key4events a su adapter ses prestations pour répondre aux nouvelles demandes des PCO, des entreprises et des associations internationales pour lesquels nos équipes travaillent depuis des années, il a fallu gérer le facteur humain. Lorsque l’on passe à l’hybride, ou au 100% virtuel, il y a en effet une notion clé à ne pas négliger : les interactions entre participants.

Cerner les nouveaux enjeux du marché

Si on nous avait dit, il y a un an, que la Covid aurait un tel impact sur le contenu des cahiers des charges de nos clients, nous ne l’aurions probablement pas cru ! Aujourd’hui, nos équipes ont appris sur le tas, nos techniciens sont montés en compétences et nos solutions – du Register au streaming – se sont adaptées.

Entre confinement et restrictions dans le monde du travail, il nous a semblé tout bonnement impossible que l’activité événementielle de nos clients soit stoppée nette. Trois types d’opérations se sont progressivement imposées au quotidien : les webinars, les multiplex de haute qualité et les congrès médicaux dans un format hybride ou virtuel.

svg+xml;charset=utf

Du webinar de quelques heures au gros congrès international de plusieurs jours transposé en digital, les formats – et leurs enjeux – varient énormément. Comment répondre favorablement aux demandes, tout en n’outrepassant pas les contraintes auxquelles key4events est confronté ? Et, surtout, comment accompagner le client dans cette transition qui reste pour lui l’une des plus grandes inconnues de son expérience ?

Vers une meilleure compréhension – et acceptation – de l’événementiel virtuel

Eduquer nos clients, leur expliquer les enjeux de ces formats totalement inédits, les rassurer et les accompagner vers la nouveauté, voilà qui s’est avéré essentiel pour que la machine événementielle continue de fonctionner.

Le PCO ou l’association médicale qui organise des congrès récurrents en présentiel peut vite être déboussolé par ce virage digital. Il n’a plus aucun contrôle sur place : derrière son écran, avec la même vue « participant » que les autres utilisateurs, il perd son accès aux coulisses de l’événement, dans lesquelles il circule d’habitude très librement, allant trouver le régisseur, le technicien, le chef de projet key4events, pour évoquer telle ou telle problématique. Désormais, il doit prendre son téléphone et agir à distance sur l’organisation d’un événement devenu 100% virtuel.

Studio Loic Bisoli 1020374

Cette sensation du client laissé « à l’aveugle », nous l’avons régulièrement sentie ces derniers mois. Aussi nous sommes-nous appliqués à rendre nos actions aussi transparentes que possible et à montrer l’envers du décor chez K4, particulièrement intense face à toute cette nouveauté.

Une envie forte de replacer l’humain au cœur des événements

En présentiel, nos clients ont la possibilité d’évaluer le succès de leurs événements, d’en mesurer facilement l’affluence. En virtuel, il faut désormais attendre les statistiques et apprendre à les analyser correctement pour en tirer des conclusions pertinentes. Une question est dans tous les esprits : que font réellement les participants derrière leur écran ? Comment consomment-ils l’événement ?

Des interrogations auxquelles nous commençons à répondre de manière plus précise, en adaptant chaque jour un peu mieux nos solutions à ce contexte digital. Toutefois, force est de constater que les gens ont hâte de revenir au présentiel. Aussi heureux soient-ils de se retrouver via nos outils de visioconférence, la conclusion est souvent la même : à l’année prochaine « en vrai » !

En événementiel, la notion d’échange est importante, pour ne pas dire essentielle. Pour le moment, chacun joue le jeu du dialogue virtuel… tout en rêvant à un retour au présentiel dans les mois qui viennent. La donne a pourtant changé et c’est l’événement hybride qui tirera son épingle du jeu. Nous allons de plus en plus souvent tendre vers ce format mixte qui permettra de mêler rencontres réelles et contenus digitalisés, pour tous ceux qui ne pourront répondre présents. Chez key4events, plusieurs événements scientifiques ont déjà ouvert la voie ces derniers mois : le Nice Shoulder Course, les Journées de la Pitié Salpêtrière ou encore le Congrès Francophone de Cardiologie Interventionnelle.

svg+xml;charset=utf

L’avenir, ce sont des plénières mêlant des orateurs en présentiel, et d’autres à distance. L’avenir, c’est la retransmission en live des contenus, aux quatre coins du monde, sans contraintes. L’avenir, ce sont des applications permettant aux participants de la salle et aux internautes de contribuer à l’événement de la même manière. L’avenir, c’est l’allongement de la durée de vie d’un congrès grâce à la digitalisation de son contenu.

Mais l’avenir, c’est surtout le maintien du lien au sein de communautés qui ont pris l’habitude, chaque année, de se réunir pour échanger et faire évoluer leur métier, leurs expertises, leurs spécialités.

Face à ces constats… Hybrid is our new normal.