Même pour un événement virtuel, il faut des équipes qui connaissent les enjeux techniques et humains du terrain !

Victoire Ehlinger

Chef de projet e‑congrès

Victoire Ehlinger

Chef de projet chez key4events depuis l’été 2020, Victoire a un parcours personnel et professionnel international (Singapour, Allemagne, Amérique du Sud, Belgique) qui explique son sens du contact. Une compétence clé ! Surtout lorsqu’il a fallu, au déconfinement, élaborer une offre de congrès virtuel qui préserve au maximum le potentiel humain de l’événementiel.

Un mot sur ton poste ?

« Après deux années au sein du département Congrès de MCI Bruxelles et une année en tant que freelance événementiel pour MCI, le Grimaldi Forum de Monaco ou encore key4events, j’ai finalement intégré la dernière en tant que chef de projet. Nous sommes cinq à avoir cette casquette chez K4, avec un portefeuille d’événements à gérer tout au long de l’année. »

Deux mots sur ton quotidien ?

« Je pilote des projets variés, beaucoup dans le monde médical et scientifique car c’est une des expertises de key4events. J’apprécie particulièrement les congrès d’envergure, qui impliquent de savoir coordonner une multitude d’équipes, sur le terrain et à distance, Covid oblige ! Dernièrement, mon quotidien a été pris à 100% par l’organisation d’ECCVID, la conférence de l’ESCMID (European Society of Clinical Microbiology and Infectious Diseases) dédiée au Coronavirus.

J’ai supervisé cet événement inédit avec l’aide d’autres chefs de projet, venus en soutien pour gérer les prestations live notamment. Sur cahier des charges très spécifique, et sur une échelle de temps extrêmement réduite, nous avons développé un outil sur-mesure pour permettre à cette conférence internationale de réunir des dizaines d’orateurs et des milliers de participants en ligne. »

Trois mots sur tes enjeux à toi ?

« Bien que 100% virtuel, cet événement s’est vite apparenté à nos traditionnels gros projets en présentiel. Il a fallu coordonner le travail de plus de 30 collaborateurs, répartis dans des équipes Développement, Register, Support, Live et Post-production. Nos développeurs ont fait un travail extraordinaire en imaginant, en à peine plus de deux mois, un outil répondant à tous les besoins du client.

La situation sanitaire a vraiment bouleversé nos habitudes : nous avons même dû finaliser certains modules quelques jours avant la conférence ! En parallèle, les équipes Register ont géré en un temps record le processus d’inscription, la soumission/validation des abstracts, ou encore le programme scientifique de l’événement. Puis, côté Live, key4events a fait face à un format nouveau : celui d’un congrès 100% live avec quasiment 150 intervenants sur trois journées. Nous qui avons l’habitude, pour des événements en ligne, de mêler du live et des sessions préenregistrées de haute qualité, nous avons ici pris le parti d’habillages simplifiés, toujours qualitatifs bien sûr, mais offrant plus de flexibilité et limitant les risques de problèmes techniques.

Nous avons ainsi pu gérer 6 salles en parallèle, non-stop pendant trois jours, en intégrant toutes les contraintes du direct (retards de speakers, déconnexions, etc.) et les interactions entre tous les participants. Enfin, notre équipe de Post-prod a travaillé d’arrache-pied pour que les contenus de la journée soient peaufinés et mis en ligne sur la plateforme de l’événement le soir-même. Ils restent d’ailleurs consultables jusqu’au mois de décembre. C’est l’avantage d’un congrès digital : sa durée de vie post-événement ! »

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